中小企業のための、失敗しない業務システム開発 04-Hexalinkで、システム開発が成功する3つの秘訣



業務の生産性向上を考えるとき、一番効果的なのは、やはりシステム化でしょう。コンピュータやネットワークを組み合わせて活用することで、面倒な大量の作業を自動化できます。



前回の記事では、クラウドを利用した業務システムが、効果を発揮することを説明しました。でも、業務に合ったシステムを作らないと、結局使われないシステムができてしまいます。たしかに、業務のシステム化は決して簡単ではないと言われています。「どんなふうにやればいいか分からない」「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」という声もよく聞きます。


そこで今回は、Hexalinkを活用した、失敗しない業務システムの開発方法について解説します。




システム開発の問題点


そもそも、どうして業務システムの開発が失敗してしまうのでしょうか。企業によっていろいろな要因がありますが、次の3つが大きいと思います。


  • 自社の業務に合わない

  • 簡単に変更できない

  • 大きな投資が必要


まずは、自社の業務に合わせられなかった、という問題です。業務を効率化するシステムなのに、自社の業務に合わないのでは、スタッフが使わずムダになってしまいますよね。


しかし、一度作ってしまうと、システムの操作やデータの持ち方は簡単に変更できません。長年使っていると業務のほうが変化することもあります。システムが変更できなければ、システムに合わせてエクセルでデータを加工するといった余分な仕事が発生する場合もあります。


それに、システム開発には大きな投資が必要です。業務用システムの開発費は高額です。サーバーや開発したソフトウェアが資産になれば、バランスシートに計上する必要があり、原価償却が終わるまで捨てることもできません。


そのために、失敗しないようにと作り込みすぎて、さらに、変化に対応できないものになってしまうのです。

ということは、このような3つの問題を解消できれば、システム開発はもっと成功に近づくはずです。Hexalinkで業務システムを開発すると、この3つの問題を解消して、システムを開発できます。



秘訣1.自社の業務に合わせる


Hexalinkは、自社の業務に合わせてシステムを開発できます。


これには、次のように2つのポイントがあります。


  • 既存データを活用する

  • 画面がシンプル


まず、Hexalinkのシステム開発では、従来の業務で使っているエクセルファイルや、データベースを活用します。業務システムが持つデータは、既存のエクセルファイルや業務で使っているデータベースからピックアップします。このおかげで、ふだんの業務をそのままシステム化できるんです。


それから、Hexalinkは画面がシンプルです。一覧画面と個別画面という2種類の画面が基本です。この画面に、既存の業務のデータを当てはめます。


データの操作は、アクションメニューだけ。ふだん、エクセルなどで作業している人なら、誰でも簡単に操作できます。


ちょっとシンプルすぎると感じるかもしれませんが、凝った画面を専用で用意するより簡単で確実ですし、開発コストも抑えられます。

秘訣2.簡単に変更できる


Hexalinkで開発したシステムは、簡単に変更できます。画面に表示するデータ項目も、簡単に追加したり、すぐに修正したりできます。基本的な業務システムであれば、プログラミングなしで作成できます。


従来の多くのシステム開発では、まず業務の内容を整理してもらい、そこから開発するシステムの機能を定義して(これをシステム要件定義といいます)、それからプログラミングを始めます。でも、システムの機能だけ定義しても、それで過不足がないかなかなか判断がつきませんし、時間をかけてプログラミングしているうちに、業務のほうが変化してしまうこともあります。それに合わせて、システムを改良しようとすると、追加の開発コストが必要になります。


つまり、通常のシステム開発は、基本的に1回だけ行うことを想定しています。


Hexalinkの場合、お客様から業務内容についてヒアリングしたら、すぐにプロトタイプのデモシステムを用意します。こうすると、お客様は業務システムの完成形を想像しやすくなります。新しい業務システムでおこなう作業の流れも、具体的に想像できますし、表示している項目を修正したり、不足しているデータ項目を追加したりできるのです。お客様と相談しながら、目の前で修正する場合もあります。


それに将来、業務内容に変更があっても、プログラミングなしで設定だけで変更できるので、安心ですよね。


だから、Hexalinkでは、システム開発を繰り返し行えます。

秘訣3.大きな投資は不要


ここまで説明してきたように、従来の多くのシステム開発では最初に大きな投資をして、それをずっと使っていきます。


Hexalinkは、クラウドを利用して業務システムを開発します。必要なコストは、初期設定の費用と月額の利用料だけ。お客様が計上する資産はありませんし、もしもうまくいかなければ、いつでもやめることができます!そのため、大きな投資なしで、とりあえず小さく始めることができるのです。


最初のステップに手ごたえがあれば、システム化の範囲を少しずつ拡大します。その場合も、対象業務のエクセルやデータベースのデータをHexalinkに追加すればいいのです。

エクセルやデータベースではなくて、専用の業務アプリケーションを使っているなら、クラウド版がないか調べてみましょう。Hexalinkは、このようなクラウド版アプリケーションとも連携できます。たとえば、メールを取り込んだり、FAXを送信したり、在庫管理や経理アプリとデータを連携できます。これなら、あちらのシステムのデータをこちらで再入力するなんてムダな作業は不要になります。


このような特徴を備えたHexalinkなら、業務システムの開発は、ぐっと成功に近づきます。


わたしたちは、クラウドベースで業務システムを開発するための最適なツールとして、Hexalinkを生み出しました。あなたの業務をシステム化するときにも、きっと役に立ちます。どんなふうにシステム化するか、ぜひ相談してみてください。

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